Käytännön vinkkejä esiintyvälle asiantuntijalle

Kirjoitin hiljattain asiantuntijan esiintymisestä ja siitä, mikä on asiantuntijalle tärkeiden faktojen, kuten tutkimustulosten, rooli, kun viestin vaikuttavuus syntyy pääosin tunteiden kautta. Esittelin vinkkejä siitä, kuinka faktat ja tarinat voivat itse asiassa lyödä kättä ja toimia yhdessä vaikuttavan puheen perusainesosina. Esiintymiseen ja puheiden pitämiseen liittyy kuitenkin myös lukuisia käytännön asioita, joiden tietämisestä voi olla hyötyä esiintyvälle asiantuntijalle.

Puheen pitämiseen ja esitykseen liittyviä käytännön asioita ovat listanneet lukuisat esiintymis- ja puheoppaat. Olen koonnut seuraavaan joitain mielestäni keskeisiä neuvoja, joista minulla on itselläni kokemusta ja jotka ovat hyödyttäneet minua omissa esityksissäni. Lähteenä olen käyttänyt Inforin kustantamaa jo hieman vanhahkoa mutta mainiota kirjaa Asiantuntija viestii. Olen jakanut neuvot neljään eri kategoriaan: suunnittelu, virittyminen, esityksen kulku ja onnistunut viestintä.

Suunnittelu

Esityksen suunnitteluvaiheessa avainasemassa ovat tavoitteet ja sisällöt, eli mitä haluat esitykselläsi tavoitella ja mitä aiot sanoa. Tavoitteen voi käytännössä pukea esimerkiksi seuraavan kysymyksen muotoon: millaista muutosta aion yleisössäni tavoitella? Itse hyödynnän mielelläni tarveajattelua: millaisen yleisön tarpeen esitykseni voisi ratkaista? Onko esimerkiksi jotakin sellaista tietoa, jonka voisin heille välittää ja joka jollakin tavalla auttaisi tai viihdyttäisi yleisöäni? On tietysti selvää, että yleisön tunteminen ainakin pääpiirteissään on tarpeellista, jotta näihin kysymyksiin voi vastata.

Kun tavoite on kirkastunut, voit siirtyä sisällön suunnitteluun. Valitse noin 1–3 asiaa, jotka haluat sanoa ja jotka mielestäsi vastaavat tavoitteeseen edes osittain. Jos käytät powerpointteja tai muuta tukimateriaalia, laske seuraavalla tavalla: 1 kalvo per asia ja alakohdat omille kalvoilleen. Monimutkaisen asian selittämiseen per kalvo menee noin kolme minuuttia ja yksinkertainen asia hoituu yhdessä minuutissa. Vähennä esityksen alusta ja lopusta noin 15 % ja laske paljon sinulla on tehokasta puheaikaa. Tämän jälkeen suhteuta kalvojen määrä esittämiesi asioiden määrään.

Esimerkiksi näin: asiantuntijalle on varattu 30 minuuttia ja hän haluaa puhua ainakin kahdesta isosta asiasta. 15 % on noin 5 minuuttia, ja kun se poistetaan esityksen alusta ja lopusta, aikaa jää jäljelle 20 minuuttia. Tässä ajassa  asiantuntija ehtii hyvin esitellä esimerkiksi kolme monimutkaista asiaa (3 x 3 = 9 min) ja niille kullekin kolme alakohtaa (9 x 1 = 9 min). Tässä on esitykseni rajat.

Powerpointeista voi mainita vielä sen verran, että käytä isoa pistekokoa fonteissa (24>), tekstiä vain muutama rivi per kalvo, ja jos käytät kuvia – mikä on suositeltavaa – katso että ne liittyvät asiaan, eivätkä ole kliseisiä (esimerkiksi jotain sinänsä hauskoja mutta verkossa jo vuosia kiertäneitä kuvia).

Virittyminen

Kun jännitys ei ole lamaannuttavaa sitä nimitetään ”sopivaksi vireystilaksi”. Tämä on hyvä tila ja auttaa esiintyjää antamaan parhaansa. Oma tapani on tuhertaa joko printattujen kalvojen sivuun tai irralliselle paperille juuri ennen esitystä ne avainasiat, jotka aion sanoa sekä mahdollisesti kirjoittaa vuosilukuja, nimiä tai muita yksityiskohtia varmuuden vuoksi ylös. Itse esiintymistilanteeseen valmistaudun juttelemalla ihmisille ennen esitystä, jos se on mahdollista. Näin yleisöstä jonkinlaisen tuntuman jo ennen itse esitystä.

Lavalla tai luokkahuoneen edessä seisoskellessa voi katsella yleisöä ennen kuin alkaa puhua: millaisia ihmisiä siellä on ja miten he istuvat? Ovatko he innokkaan näköisiä, jännittyneitä, tylsistyneitä, nuoria, vanhoja, jne.? Mitä voisin tarjota tälle porukalle niin, että he kävelevät uusina ihmisinä pois esityksen jälkeen? Positiiviset ajatukset ja yleisön katseleminen auttavat virittäytymään ja voittamaan jännitystä.

Esityksen kulku

Kun esitys alkaa, muista esitellä itsesi, ellei joku muu ole tehnyt sitä sinun puolestasi. Älä koskaan sorru pyytelemään anteeksi tai esittämään minkäänlaista julkista epäilystä siitä, että sinä et olisi paras mahdollinen ihminen puhumaan annetusta aiheesta. Tämä on tärkeää yleisösi kannalta, sillä vaikka jännittyneenä voi tuntua houkuttelevalta vähän ”laskea rimaa”, niin yleisöllesi tämä on myrkkyä, sillä heidän luottamuksensa sinua kohtaan tipahtaa. Ensikohtaaminen on niin tärkeä hetki, että sitä ei pidä hassata huolimattomilla heitoilla tai epäröinnillä.

Ensikohtaamisessa erityisesti sanaton viestintä on tärkeää. Pyri luomaan luottamusta ja viestimään asiantuntemusta ryhdikkäällä olemuksella. Katsele ihmisiä rauhallisesti, älä hapuile, älä tuijota. Älä myöskään keskitä katsettasi poispäin, ainakaan kovin pitkäksi aikaa, jos sanat yllättäen loppuvat. Pyri hymyilemään.

Sekä esityksen aikana että loppupuolella on tärkeää kiinnittää huomiota kysymyksiin. Ne ovat lahja sinulle! Kysymykset tarjoavat tilaisuuden vuorovaikuttaa yleisön kanssa, ja kuten viestinnän teoriasta tiedämme, vuorovaikutteisuus parantaa viestinnän onnistumista. Voit kannustaa ihmisiä keskeyttämään ja kysymään ja voit myös itse pysähtyä ja kysyä yleisöltäsi, mitä he ajattelevat jostakin asiasta. Vuorovaikutteisissa tilanteissa voit myös hyödyntää fyysistä esitystilaa. Kävele kysyjän luokse, istu jollekin tyhjälle pöydän nurkalle, tutustu yleisöösi.

Onnistunut viestintä

Onnistuneen esitelmän tavoitteena on siis tavalla tai toisella vakuuttaa kuulija siitä, että sinun ”sanomasi” voi hyödyttää heitä jollakin tavalla. Sinulla on tietoja, taitoja, mielipiteitä, ajatuksia, tutkimustuloksia, mitä vain, joka ratkaisee jonkin yleisösi ongelman paremmin kuin mikään muu asia aiemmin. Tehtäväsi on vakuuttaa yleisö tästä. Pohjimmiltaan kyse on siitä, että kuulijan täytyy voida luottaa sinuun, jotta hän voi heittäytyä mukaasi. Tämän voit tehdä sekä faktojen että tunteisiin vetoamisen keinoin. Vaikuttamisen keinoista voit katsoa lisää tästä aiemmasta postauksestani ja tunteiden ja faktojen yhteensovittamisesta täältä.

Viestinnässähän ei lopulta ole kyse siitä, millaisia olemme esiintyjinä tai ihmisinä, vaan siitä, millaisen vaikutelman annamme, eli millaisena kuulija meidät kokee. Jos haluan välittää itsestäni kuvan asiantuntevana, minun tulee toimia tavalla joka herättää yleisössä kokemuksen asiantuntemuksesta.

Esimerkiksi ”vakuuttavuus” varmasti liittyy kokemukseen asiantuntijasta. Kokemus vakuuttavuudesta puolestaan syntyy siitä, että puhujaa ei uhkaa mikään, eli hän esimerkiksi osaa ottaa asiallisesti ja rauhallisesti vastaan kritiikin, eikä luovu omista mielipiteistään heti kun kohtaa vastustusta. Vakuuttavalla henkilöllä ei ole myöskään syytä tyrmätä toisten ajatuksia.

Lisäksi on hyvä muistaa asiantuntijaviestinnän perusneuvot eli vältä jargonia (ellet ole kollegojen parissa), kerro tarinoita ja omia kokemuksia, toista asioita eri näkökulmista, käytä metaforia selventämään asioita ja pyri havainnollistamaan esimerkkien avulla vaikeita asioita.

Lue myös: Asiantuntija estradilla: onko hyvä esitys pelkkää bluffia?

Advertisements

2 kommenttia artikkeliin ”Käytännön vinkkejä esiintyvälle asiantuntijalle

  1. Hyviä ohjenuoria! Itse olen pohtinut, että pitäisi opetella provosoivammaksi. Eräs parhaista käymistäni yliopistokursseista oli nyt jo eläköityneen professorin, joka haastoi opiskeliat jatkuvasti usein kärkkäälläkin tavalla väittelemään kanssaan. Kurssin lopussa huomasin, että ei ollut tarvetta lukea tenttiin, sillä asiat olivat keskustelujen kautta jo niin hyvin mielessä. Tuollaista ”iholle menemistä” pitäisi opetella itsekin 🙂

    • Joo! Liian harvoin kunnon haastamiseen törmää. Se on kyllä taitolaji, joka vaatii jo hieman itsetuntoa asiansa suhteen 🙂 Missä menee ”kiusallisen” haastamisen ja hyvän kriittisen keskustelun raja? Toimiessaan varmasti ihan mahtavan hereillä pitävä ja tehokas luennointitapa!

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s