Sisäinen viestintä innovatiivisuuden tukena: muutoksen siloittelusta kohti aitoa ideoiden vaihdantaa?

Pidin hiljattain esitelmän Comma – viestinnän johtamisen koulutusohjelmassa otsikolla “Organisaation viestintä ja luovan ajattelun tukeminen”. Yleisönä oli siis viestintäjohtajia, tiedottajia ja muita viestinnän alan ammattilaisia. Vaikka kuuma kysymys kaikkialla on, miten organisaatiot voivat tukea sisäistä verkottumista, tiedon vaihtoa ja uusien ideoiden syntyä, vastausta lähdetään harvoin hakemaan viestintäosaston – tai ylipäätään viestinnän ammattilaisten – suunnalta.

Miksi näin on? Nopeasti ajateltuna juuri viestintäosasto voisi olla se yksikkö, jonka tukemana organisaation sisäiset rajat ylittävää verkottumista ja ideointia voisi edistää. Ylin johto on usein liian etäällä niistä käytännön ongelmista, joita organisaation työntekijät joutuvat ratkomaan, ja keskijohto puolestaan on sidottu budjettien ja prosessien tarkkailuun. Työntekijät ovat keskellä arjen kaaosta ja rutiineja, mutta heillä on harvoin aikaa, keinoja tai ehkä edes halua ”innovoida”. Niin ikään käsitys siitä, millaisia tavoitteita uusien ratkaisujen tuottamiselle ja testaamiselle organisaatiossa on asetettu, voi olla puuttellinen. Siksipä innovaatiotoiminta – kaikki rutiinit ylittävä kehitys ja testaus – on usein ulkoistettu tuote- ja kehitystoiminnalle. Tämä trendi on nyt rikkoutumassa. T&K-osasto ei voi yksin omata kaikkea sitä tietoa ja taitoa, jota uudet keksinnöt ja niiden markkinoille vienti edellyttävät. Tämän vuoksi innovatiiviset organisaatiot ovat alkaneet turvautumaan yhä enemmän käyttäjien, asiakkaiden, henkilöstön tai muiden sidosryhmien kanssa eritavalla yhteistyössä toteutettuihin innovaatioprosesseihin, avoimiin innovaatioihin. Ajatus innovaatioprosessin avaamisesta vie takaisin alkujuurille: kuinka oikeat ihmiset voisivat kohdata siten, että erilaiset tiedot, taidot ja osaaminen yhdistyvät osaksi uusien ratkaisujen kehittämistä? Voisiko sisäisen viestinnän järjestelyillä lisätä tällaisten kohtaamisten todennäköisyyttä? Mielestäni vastaus on ”kyllä”. Haaste on mitä suurimmassa määrin viestinnällinen.

Organisaatioviestinnän alalla innovatiivisuutta – luovien ja lisäarvoa tuottavien ratkaisujen tuottaminen ja käyttöönotto – on tutkittu ainakin organisaatiokulttuurin, johtamisen ja maineen näkökulmista. Yhteisöviestinnän tutkija Vilma Luoma-ahon mukaan innovaation vaikutusten – ja siis sen tuottaman arvon – näkökulmasta on merkityksellistä, miten innovaatiosta viestitään. Hänen mukaansa viestinnän tavoitteina tulisi olla sopivien odotusten viestiminen ja luottamuksen rakentaminen. Tällöin viestinnän avulla tuetaan erityisesti innovaation omaksumista ja käyttöönottoa organisaatiossa ja sen sidosryhmissä. Esimerkkinä tällaisesta innovaatioviestinnästä voisi olla vaikkapa jonkin uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvä viestintä tai yleisemmin organisatorista muutosta tukeva viestintä. Sisäisellä viestinnällä voi olla merkittävä vaikutus siihen, että ihmiset saadaan uudistuksen puolelle ja että heille viestitään selkeästi, mitä heiltä odotetaan uutuuden käyttöönottoon liittyen. Tämän takia innovaatioiden käyttöönottoa voidaan tutkia esimerkiksi maineen näkökulmasta: huonon maineen omaavan uudistuksen käyttöönotto voi olla tuhoon tuomittu jo ennen kuin ensimmäistäkään konkreettista askelta on otettu.

Tämä on kuitenkin vain yksi näkökulma innovaatioviestintään: viestintä nähdään välineenä, jolla voidaan ihmisten mielikuviin vaikuttamalla silottaa tietä muutoksen edellä ja näin ollen helpottaa innovaation omaksumisprosessia. Entäpä jos tietoihin tai mielikuviin vaikuttamisen sijaan sisäistä viestintää tarkastellaankin vuorovaikutuksena, kahden tai useamman ihmisen välisenä tiedon, mielipiteiden tai kokemusten vaihtona, jossa rakennetaan uutta, yhteistä ymmärrystä käsillä olevasta asiasta? Tällöin ”sisäinen viestintä” ei ole enää pelkästään mielikuviin vaikuttamisen väline tai funktio (tai yhtä kuin ”tiedotusosasto”), vaan tapahtuma tai käytäntö, joka pitää organisaatiota kasassa ja mahdollistaa sen toiminnan. Kanava-ajattelun sijaan painottuu organisaation jäsenten tiedon vaihtoon ja rakentamiseen perustuva verkosto. Voisiko tällaiseen tapahtumaan tai käytäntöön vaikuttaa sisäisen viestinnän keinoin siten, että vuorovaikutus edistäisi uusien ideoiden syntyä ja käyttöönottoa? Tällainen ajattelutavan muutos liittyy esimerkiksi sosiaalisen median käyttöön organisaation sisällä: kyse ei ole vain sitouttamisesta tai informoinnista, vaan työntekijöiden keskinäisen verkottumisen ja tiedon ja ideoiden vaihdon tukemisesta. Siirtymää voisi verrata intranetin kehitykseen sisäisestä uutissivustosta kohti ryhmätyötä ja sosiaalista kanssakäymistä tukevia työkaluja (Esim. Yammer, SharePoint).

Muutosviestinnän yhteydessä on nykyään muodikasta puhua joukkoistamisesta tai henkilöstön osallistamisesta. Tässä yhteydessä osallistamisella tarkoitetaan lähinnä sitä, että henkilöstö sitoutetaan muutokseen ottamalla heidät mukaan. Esimerkistä käyköön Ylen organisaatiokaavion muutos ja siitä viestiminen, josta kirjoitin aikanaan Pilkun paikkaan. Tässä prosessissa muutoksen suunnittelutyö oli osittain ulkoistettu intranetin keskustelupalstoille, jossa työntekijät antoivat omia ehdotuksiaan ja kävivät keskustelua uudesta organisaatiosta vastaavien johtajien kanssa. Tämän tyyppisistä muutoksista on vielä niukalti tutkimustietoa, mutta käytäntö näyttää toimivan paremmin kuin se, että uudistusta valmistellaan hiljaisuudessa organisaation ulkopuolelta palkattujen asiantuntijoiden kanssa ja läväytetään se sitten perjantai-iltapäivänä, kuohuviinilasien kanssa henkilöstön silmien eteen. Olennaista osallistamisen strategioissa on kuitenkin se, että viestintää ei ymmärretä kapeasti vain mielikuvien rakentamisen välineenä (tien siloittaja), vaan tavoitteeksi otetaan aito tiedon kerääminen ja ratkaisujen joukkoistaminen. Tämä ei tarkoita ”demokraattista mielivaltaa”, vaan ennemminkin sitä, että tiettyjä, liikkuvia palasia (esim. uuden tietojärjestelmän käyttö eri osastoilla) pitää voida sovittaa organisaation erityisiin, paikallisiin tarpeisiin ja käytöntöihin – ja näistä asioista henkilöstöllä on usein paras tietämys.

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s