Organisaation viestintää määrittelemässä

Pidin hiljattain luennon aiheesta organisaatioiden viestintä viestinnän johdantokurssilla. Joku voisi luulla, että organisaatioviestinnän tutkijalle tällaisen luennon valmistelu on helppoa, mutta asia on juuri päinvastoin. Mitä läheisempi aihe, sitä syvemmälle näkökulmien suohon luennon tekijä uppoutuu. Itsekin huomasin, että organisaation viestinnän käsitettä voi lähestyä tavoilla, joita en ollut aiemmin osannut huomioida. Esittelen seuraavaksi mielestäni olennaisimmat organisaation viestinnän lähestymistavat.

Jos haluaa ymmärtää, mitä on organisaation viestintä (tai ”organisaatioviestintä”), on välttämätöntä tietää jotain organisaatioista. Lyhyen johdatuksen organisaatio-käsitteen kehitykseen saa katsomalla tämän satukirjamaisen tarinan.

Lyhyesti: moderni organisaatioiden tutkimus sai alkunsa noin 100 vuotta sitten yhtä aikaa sekä Yhdysvalloissa että Euroopassa. Yhdysvalloissa klassisen liikkeenjohdon pioneeri Frederick Taylor kehitti ”tieteellistä” ja ”rationaalista” tapaa organisoida työtä tehtaissa. Hän teki tutkimuksia, joissa mitattiin työn tuottavuutta eli työn tulosta suhteessa käytettyihin resursseihin kuten aikaan ja tarvittavaan määrään henkilöitä. Saksalainen Max Weber puolestaan tutki byrokraattisia organisaatiota ja hahmotteli eräänlaisen byrokratian ”ideaalityypin” (ei siis ”parasta” mallia ylipäätään, vaan mahdollisimman byrokraattisen). Weberin mukaan byrokratian tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen toiminnan takaisi mm. se, että kunkin työntekijän valta perustuu hänen asemaansa ja että säännöistä ja ohjeistuksista pidetään kiinni. Vastakohtana byrokraattiselle organisaatiolle olisi työpaikka, jossa valta perustuu henkilökohtaisiin ominaisuuksiin, kuten kykyyn miellyttää muita, ja säännöt ja ohjeistukset syntyvät sitä mukaan kun tilanteet vaihtuvat. Todellisuus monessa talossa tänä päivänä on lienee jossain välimaastossa tai byrokratiaan kallellaan. Byrokraattisissa organisaatiossa viestintä on tyypillisesti ylhäältä alaspäin suuntautuva tarkkaa ja kirjaimellista ohjeiden antoa sekä informaation siirtoa ja kontrollointia.

Näiden varhaisten teoreetikkojen jälkeen organisaatiotutkimus muuttui. Yhdysvalloissa 1930-luvulla Hawthorne-tehtailla suoritetut tuottavuuskokeet paljastivat nk. Hawthorne-vaikutuksen: tutkijan läsnäolo ja itse tutkimuksen tekeminen vaikuttivat enemmän tuottavuuteen kuin kontrolloitu muuttuja (tässä tapauksessa valaistuksen tason muuttaminen)! Tästä katsotaan saaneen alkunsa nk. ihmissuhdekoulukunta, jossa tuottavuutta alettiin parantaa sosiaalisia tarpeita tutkimalla ja tyydyttämällä. Saatettiin esimerkiksi ajatella, että vuorovaikutustarpeiden huomioiminen parantaa työtyytyväisyyttä. Tai että epävirallinen sosiaalinen vuorovaikutus parantaa tiedon kulkua ja lisää työntekijöiden sosiaalistumista työyhteisöön. Ihmissuhdekoulukunnan kautta kehittyi myöhemmin myös organisaatiokulttuurin tutkimus, jossa keskeiseksi nousivat organisaatioidentiteetin rakentaminen kulttuurista tietoa välittämällä sekä työntekijöiden sitouttaminen. Kriittisemmin asiaan suhtautuvat kulttuuriteoreetikot kuitenkin huomauttivat, että sosiaaliset tarpeet tai organisaation ”kulttuuri” eivät ole mikään helposti mitattavissa oleva ”muuttuja”, vaan sitä luodaan aktiivisesti vuorovaikutuksessa, ja kulttuuriin kuuluvat myös vastakulttuurit ja alakulttuurit. Viestinä alettiin ymmärtää yhteisyyttä tuottavana ja ylläpitävänä sosiaalisena prosessina.

Tästä onkin hyvä siirtyä itse organisaatioviestinnän käsitteeseen toisen videon avulla. Colorado Boulder -yliopiston viestinnän professori Matt Koschmannin mahtava piirrosvideo esittelee kaksi tapaa tehdä organisaatioviestinnän tutkimusta.

Jälleen lyhyesti: Nykyään on tapana tyypitellä organisaatioviestinnän tutkijat karkeasti kahteen leiriin: niihin, jotka tutkivat organisaatioiden sisällä tai piirissä tapahtuvaa ”viestintää”, ja niihin, joille koko organisaatio on yhtä viestintää. Tarkennetaan hieman. Kutsutaan edellisiä luokituksia tyypin 1 ja 2 tutkijoiksi. Tyypin 1 tutkijat ovat siis kiinnostuneita esimerkiksi siitä, kuinka tehokas viestiväline sähköposti on virkistystoimintaa koskevan tiedon levittämisessä suhteessa ilmoitustauluun. Tai: edistävätkö käytäväkeskustelut työyhteisön kokemaa kiinteyttä?  Millainen on tehokas tapa organisoida kokous ja kuinka monta kokousta tulisi missäkin vaiheessa tietynlaista projektia pitää? Voiko kriisitilanteen viestintäkäytäntöjä suunnitella etukäteen? Ja niin pois päin. Tyypin 1 tutkijat ajattelevat, että organisaatiolla on jossain määrin hahmoteltavissa olevat rajat, joiden sisällä ihmiset ja teknologiat vuorovaikuttavat. Organisaatio on viestinnän säiliö.

Tyypin 2 tutkijat puolestaan uskovat, että edellä mainittu lähestymistapa soveltuu huonosti arjesta poikkeavien tilanteiden selittämiseen, kuten kriiseihin. Lisäksi he kritisoivat sitä, että tyypin 1 tutkijat jättävät kokonaan huomiotta viestijöiden erilaiset tulkinnat tilanteista sekä viestintää kehystävän tapahtuman (”kontekstin”). Lisäksi tyypin 2 tutkijat uskovat, että heidän näkökulmansa soveltuu paremmin esimerkiksi organisaatiossa tapahtuvien valtapelien ja politikoinnin, kulttuuristen ja normatiivisten järjestysten yms. tutkimiseen. Tyypin 2 tutkijat näkevät organisaation viestintänä, ja viestinnän fundamentaalisena, todellisuutta luovana prosessina. Heidän mukaansa ei ole olemassa mitään ”organisaatio-olentoa”, vaan on vain kokoelma päätöksiä, tulkintoja, kuvia, symboleja, neuvottelua, sopimuksia jne., jotka edellyttävät inhimillistä viestintää. Näkyvä osa organisaatiosta, kuten kynät, rakennukset, läppärit ja logolla varustettu erämuki saavat merkityksensä vasta inhimillisen toiminnan kautta. Ilman sitä ne lyyhistyvät kokoon kuin tyhjentyvä taukojumppapallo. Toisin sanoen nämä fyysisen todellisuuden tapahtumat ja esineet ovat toki olemassa, mutta eivät ole irrallisia viestinnästämme, vaan tulevat merkityksellisellä tavalla ”todeksi” päätöstemme ja tulkintojemme kautta. Tyypin 2 tutkija väittää edelleen, että hänen näkökulmansa avaa ovet organisaatiota koskevien todellisuuksien kyseenalaistamiselle. Hän voi esimerkiksi selittää sitä, miten tietynlainen, johtoasemaan perustuva viestintä (”Puhelin tänne! Minä kerron suoraan sille toimittajalle, että emme kommentoi mitään, meillä ei ole mitään kerrottavaa!”) saattaa olla seurausta byrokraattisesta toimintamallista ja soveltua siten huonosti organisaatiotodellisuuden ulkopuoliseen maailmaan (esimerkiksi toimittajaan) ja synnyttää konflikteja.

Aloittelevan organisaatioviestinnän tutkijan kannalta näkökulman valinta voi tuntua jopa yksinkertaiselta. Tietysti kannattaa valita sellainen näkökulma, joka vastaa omiin kysymyksiin ja tarpeisiin! Ei kuitenkaan ole aivan itsestään selvää, kumpi näkökulma toimii paremmin. Todellisuudessa organisaatiossa ovat läsnä yhtäaikaisesti kummatkin viestinnän ulottuvuudet. Tyypin 1 tutkija voisi selittää ihan hyvin konfliktitilannetta vaikkapa sillä, että kuvitellun johtajan kiihtymys oli syynä konfliktille. Tai että puhelin ei ollut tarpeeksi ”rikas” viestiväline ja siten edesauttoi ”väärien” tulkintojen syntymistä. Edelleen tyypin 1 tutkija saattaa laatia kaavion yleensä hyvin toimivista tavoista suhtautua inhottavasti kirjoittavaan toimittajaan: tee tilannekartoitus, arvioi uhkan vakavuus ja valitse toimenpide ja viestiväline sen mukaisesti. Tämä ei tietystikään muuta sitä tosiasiaa, että tilanteeseen johtaneet ”syyt” saattavat piillä lisäksi organisaation toimintakulttuurissa ja siitä osin seuraavissa toimintaa ohjaavissa mekanismeissa. Lopulta valinta sen suhteen, mistä näkökulmasta organisaation viestintää kulloinkin tarkastelemme, riippuu tutkimuskysymyksistämme ja tiedonintressistä eli siitä, onko viestintä meille ensisijaisesti kätevä ”työkalu”, jota tulee oppia käyttämään hyvin, vai merkityksenannon prosessi, jossa toiminta rakentuu erilaisten tilannetekijöiden ja taustalla vaikuttavien tiedostettujen ja tiedostamattomien sosiaalisten prosessien kautta.

Mainokset

4 kommenttia artikkeliin ”Organisaation viestintää määrittelemässä

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s